Trong bối cảnh ngành F&B cạnh tranh ngày càng khốc liệt, trải nghiệm khách hàng và tốc độ phục vụ đã trở thành “điểm chạm sống còn” quyết định việc khách quay lại hay rời đi. Không ít quán ăn, nhà hàng vẫn vận hành theo cách truyền thống: ghi order giấy, gọi món bằng miệng, nhập lại hóa đơn thủ công vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót. Khi lượng khách tăng, những bất cập này càng lộ rõ và trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu lẫn hình ảnh thương hiệu.
Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp F&B chuyển sang sử dụng phần mềm order tại bàn kết hợp với POS bán hàng như một giải pháp tối ưu vận hành toàn diện. Không chỉ giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, chính xác hơn, hệ thống này còn mang lại khả năng quản lý đồng bộ, minh bạch doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách rõ rệt. Vậy cụ thể, vì sao đây lại là công cụ “không thể thiếu” đối với các mô hình F&B hiện đại?
I/ Lý do các doanh nghiệp F&B không thể thiếu phần mềm order tại bàn và POS bán hàng?
1/ Tăng Tốc Độ Phục Vụ và Nâng Cao Hiệu Suất
Phần mềm order tại bàn giúp các nhân viên dễ dàng ghi nhận yêu cầu của khách hàng ngay tại bàn bằng máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, sau đó lệnh sẽ được chuyển trực tiếp đến bếp hoặc quầy pha chế. Điều này loại bỏ hoàn toàn việc ghi order thủ công, giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ phục vụ đáng kể. Khi thời gian phục vụ giảm, số lượng bàn phục vụ được trong một ca sẽ tăng lên, giúp tăng doanh thu cho nhà hàng. Quản lý bán hàng cũng trở nên dễ dàng hơn khi mọi giao dịch được số hóa.
2/ Giảm Thiểu Sai Sót và Thất Thoát Trong Quản Lý
Khi order được ghi nhận và truyền tải qua phần mềm, nguy cơ sai sót do nhập liệu hoặc hiểu nhầm giữa nhân viên phục vụ và bếp sẽ giảm đáng kể. Mọi món ăn, đồ uống đều có mã và tên rõ ràng, đảm bảo tính chính xác cao. Điều này không chỉ giúp tránh lãng phí nguyên vật liệu mà còn giảm thiểu các khiếu nại từ khách hàng, nâng cao uy tín của quán.
3/ Quản Lý Kho, Nguyên Liệu và Doanh Thu Toàn Diện
Hầu hết các hệ thống POS hiện đại đều tích hợp chức năng quản lý kho hàng và nguyên vật liệu. Mỗi khi có món ăn được bán, số lượng nguyên liệu tương ứng sẽ tự động trừ đi khỏi kho. Điều này giúp chủ quán nắm bắt được tình hình tồn kho theo thời gian thực, đưa ra quyết định nhập hàng kịp thời và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng. Báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, tuần, tháng cũng giúp chủ động đánh giá hiệu suất kinh doanh, đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp.
4/ Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng và Xây Dựng Lòng Trung Thành
Khách hàng luôn đánh giá cao sự chuyên nghiệp và thuận tiện. Với phần mềm order tại bàn, khách hàng có thể order nhanh chóng, được phục vụ kịp thời. Một số phần mềm còn cho phép khách hàng tự order qua QR code hoặc hiển thị hình ảnh món ăn trực quan, giúp họ đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc tích hợp chương trình khách hàng thân thiết, tích điểm đổi quà cũng giúp giữ chân khách hàng và khuyến khích họ quay lại. Từ đó tạo nên một hệ sinh thái dịch vụ hoàn hảo, nâng cao trải nghiệm tổng thể.
II/ Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Order Tại Bàn và POS Bán Hàng Phù Hợp
Để chọn được phần mềm order tại bàn và POS bán hàng phù hợp nhất với mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố. Việc đánh giá đúng nhu cầu và đặc điểm của quán sẽ giúp đưa ra quyết định sáng suốt, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
1/ Tính Năng Chuyên Biệt và Độ Tích Hợp
Đầu tiên, hãy xem xét các tính năng mà phần mềm cung cấp. Một phần mềm order tại bàn tốt phải có khả năng quản lý bàn/phòng, phân khu, chuyển bàn, gộp bàn và đặc biệt là gửi order xuống bếp/bar một cách nhanh chóng. Đối với phần mềm POS bán hàng, cần có tính năng quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên, khách hàng, và khả năng tạo báo cáo đa dạng. Ngoài ra, khả năng tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy POS cảm ứng, hệ thống thanh toán điện tử là rất quan trọng để tạo nên một hệ thống đồng bộ.
2/ Giao Diện Thân Thiện, Dễ Sử Dụng
Một phần mềm có giao diện trực quan, dễ hiểu sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác thành thạo, giảm thiểu thời gian đào tạo. Các biểu tượng rõ ràng, quy trình order hợp lý và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu là những điểm cộng lớn. Việc sử dụng dễ dàng giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giảm sai sót trong quá trình vận hành hàng ngày. Điều này đặc biệt quan trọng nếu nhân viên có sự luân chuyển thường xuyên.
3/ Chi Phí Triển Khai và Hỗ Trợ Kỹ Thuật
Chi phí là một yếu tố quan trọng, bao gồm phí bản quyền (nếu có), phí duy trì hàng tháng/năm và chi phí lắp đặt, đào tạo. Hãy so sánh các gói dịch vụ của từng nhà cung cấp để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với ngân sách của bạn. Đồng thời, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cũng không thể bỏ qua. Một nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp và sẵn sàng giải đáp thắc mắc, xử lý sự cố kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình sử dụng phần mềm.
4/ Đánh Giá và Phản Hồi Từ Người Dùng
Trước khi quyết định, hãy tìm hiểu các đánh giá và phản hồi từ những người dùng đã và đang sử dụng phần mềm đó. Các diễn đàn, cộng đồng, hoặc trang đánh giá độc lập là nguồn thông tin quý giá. Đặc biệt, hãy tìm kiếm những đánh giá liên quan đến phần mềm order tại bàn và các tính năng cụ thể mà bạn quan tâm. Phản hồi thực tế từ người dùng có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về ưu nhược điểm của từng giải pháp.
III/ Top 3 Phần Mềm Order Tại Bàn và POS Bán Hàng Tốt Nhất Hiện Nay
1/ PosApp Bán Hàng
PosApp bán hàng là một trong những giải pháp phần mềm POS và order tại bàn toàn diện được ưa chuộng tại Việt Nam. Đặc biệt nổi bật với khả năng hoạt động trên đa nền tảng (PC, máy POS cảm ứng, máy tính bảng, điện thoại), PosApp cung cấp đầy đủ các tính năng từ order món, in phiếu bếp, quản lý bàn/phòng, đến quản lý kho, nhân viên, khách hàng thân thiết và báo cáo doanh thu chi tiết. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cùng với khả năng tích hợp nhiều thiết bị phần cứng và các hình thức thanh toán điện tử, giúp PosApp phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh F&B từ quán cà phê nhỏ đến chuỗi nhà hàng lớn. Hệ thống hỗ trợ khách hàng nhanh chóng cũng là một điểm cộng lớn.
2/ KiotViet
KiotViet là phần mềm POS quen thuộc với nhiều mô hình kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là quán ăn, quán cà phê và cửa hàng bán lẻ nhỏ. Phần mềm hỗ trợ order, thanh toán, quản lý hàng hóa, doanh thu và nhân viên trên cùng một hệ thống. Ưu điểm của KiotViet là dễ sử dụng, chi phí hợp lý và phù hợp với các mô hình F&B quy mô vừa và nhỏ.
3/ Sapo POS
Sapo POS cung cấp giải pháp bán hàng và order tại bàn linh hoạt cho ngành F&B, cho phép quản lý menu, bàn/phòng, đơn hàng và báo cáo doanh thu theo thời gian thực. Hệ sinh thái của Sapo hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng đa kênh, đồng bộ dữ liệu giữa cửa hàng và nền tảng online.
IV/ Hướng dẫn các lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh
1/ Xác Định Nhu Cầu Kinh Doanh Cụ Thể
Trước khi lựa chọn phần mềm order tại bàn và POS bán hàng, doanh nghiệp F&B cần xác định rõ nhu cầu vận hành của mình. Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có yêu cầu khác nhau: quán cà phê nhỏ cần order nhanh, đơn giản; nhà hàng phục vụ tại bàn cần quản lý bàn/phòng, bếp – bar; chuỗi F&B lại ưu tiên báo cáo tập trung và kiểm soát doanh thu theo từng chi nhánh.
Việc làm rõ các yếu tố như quy mô quán, số lượng nhân viên, lượng khách giờ cao điểm, nhu cầu quản lý kho, khách hàng thân thiết hay tích hợp thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, tránh lãng phí chi phí và đảm bảo hiệu quả lâu dài.
2/ Thử Nghiệm và Đánh Giá Trước Khi Quyết Định
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều có phiên bản dùng thử hoặc demo miễn phí. Đừng ngần ngại yêu cầu trải nghiệm các phần mềm tiềm năng. Trong quá trình thử nghiệm, hãy cho nhân viên của bạn tiếp xúc và sử dụng các phần mềm đó để nhận phản hồi từ họ. Một phần mềm được bộ phận vận hành dễ dàng chấp nhận sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Hãy kiểm tra các tính năng chính như ghi order, in bếp, thanh toán, và khả năng tạo báo cáo.
3/ Xem Xét Hỗ Trợ Kỹ Thuật và Khả Năng Nâng Cấp
Dù phần mềm có tốt đến đâu, việc gặp sự cố hoặc cần hỗ trợ trong quá trình vận hành là điều khó tránh khỏi. Do đó, hãy ưu tiên các nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, chuyên nghiệp và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc. Đồng thời, xem xét lộ trình phát triển và khả năng nâng cấp của phần mềm. Một giải pháp có khả năng nâng cấp thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn luôn cập nhật với các tính năng mới và xu hướng thị trường, đảm bảo sự phát triển bền vững.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm mPOS, vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
