Việc kiểm tra đơn hàng trên máy POS là một kỹ năng thiết yếu đối với bất kỳ nhân viên bán hàng hoặc quản lý cửa hàng nào. Nắm vững cách kiểm tra đơn hàng trên máy POS giúp đảm bảo tính chính xác trong giao dịch, tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, các phương pháp tìm kiếm phổ biến và cách xử lý các vấn đề thường gặp, giúp bạn kiểm soát mọi giao dịch một cách dễ dàng và hiệu quả.
I/ Tầm quan trọng của việc kiểm tra đơn hàng trên máy POS
Trong bối cảnh chuyển đổi số, dữ liệu là tài sản. Mỗi hóa đơn được xuất ra là một điểm dữ liệu quan trọng. Việc kiểm tra đơn hàng thường xuyên mang lại lợi ích kép: vừa đảm bảo vận hành trơn tru, vừa bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp.
1/ Lợi ích với cửa hàng
Việc kiểm tra đơn hàng thường xuyên giúp cửa hàng duy trì tính chính xác cao trong mọi giao dịch. Nó cho phép nhân viên nhanh chóng xác định và khắc phục bất kỳ sai sót nào ngay lập tức, từ việc nhập sai sản phẩm đến áp dụng nhầm khuyến mãi, từ đó giảm thiểu thiệt hại tài chính và tăng cường niềm tin của khách hàng.
Bên cạnh đó, quy trình này giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho và dự báo nhu cầu thị trường. Bằng cách phân tích dữ liệu bán hàng thông qua các đơn hàng đã kiểm tra, cửa hàng có thể đưa ra quyết định nhập hàng thông minh hơn, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa, giúp mọi quy trình diễn ra trôi chảy hơn và nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ.
2/ Lợi ích về tài chính
Việc nắm rõ cách kiểm tra đơn hàng trên máy POS giúp cửa hàng kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và doanh thu. Mọi giao dịch được ghi lại và dễ dàng đối chiếu, đảm bảo rằng không có khoản thu nào bị bỏ sót hoặc sai lệch. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính cuối ngày, tuần hay tháng, mang lại cái nhìn chính xác về tình hình kinh doanh thực tế và giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
Khả năng theo dõi chi tiết từng đơn hàng cũng hỗ trợ việc phân tích lợi nhuận từ từng mặt hàng hoặc chiến dịch khuyến mại. Dữ liệu từ các đơn hàng đã kiểm tra cho phép cửa hàng đánh giá hiệu quả của các chương trình giảm giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp. Điều này không chỉ giúp tối đa hóa lợi nhuận mà còn giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn về tài chính, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
II/ 04 bước cơ bản để kiểm tra đơn hàng trên máy POS
Việc kiểm tra đơn hàng trên máy POS thường tuân theo một quy trình chung, dù có thể có sự khác biệt nhỏ giữa các hệ thống POS cụ thể. Nắm vững các bước này sẽ giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác. Đây là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà máy POS cung cấp để quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng của bạn.
Dù bạn đang sử dụng máy POS cầm tay thông minh hay hệ thống POS tại quầy (PC POS), quy trình tra cứu đơn hàng thường tuân theo các bước chuẩn hóa sau đây:
1/ Đăng nhập hệ thống POS
Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi muốn kiểm tra đơn hàng là đăng nhập vào hệ thống máy POS với tài khoản có quyền truy cập phù hợp. Thông thường, mỗi nhân viên sẽ có một tên đăng nhập và mật khẩu riêng biệt được cấp phép bởi quản lý cửa hàng.
Sau khi nhập tên đăng nhập và mật khẩu, bạn cần nhấn nút “Đăng nhập” hoặc “Enter” để truy cập vào giao diện chính của phần mềm POS. Đôi khi, hệ thống có thể yêu cầu xác nhận thêm hoặc chọn vai trò người dùng nếu tài khoản có nhiều quyền hạn khác nhau. Đảm bảo rằng bạn luôn ghi nhớ và giữ bí mật thông tin đăng nhập của mình để tránh các vấn đề bảo mật không mong muốn.
2/ Truy cập tính năng quản lý đơn hàng
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống POS, bạn cần tìm và truy cập vào tính năng cho phép quản lý hoặc xem lại các giao dịch đã thực hiện. Tên của tính năng này có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm POS bạn đang sử dụng, nhưng thường sẽ là “Lịch sử giao dịch”, “Quản lý đơn hàng”, “Tìm kiếm hóa đơn”, hoặc “Báo cáo bán hàng”.
Bạn có thể tìm thấy tính năng này trên thanh menu chính, qua một biểu tượng cụ thể trên màn hình làm việc, hoặc thông qua một phím tắt được thiết lập sẵn. Sau khi chọn được tính năng phù hợp, hệ thống sẽ đưa bạn đến một giao diện nơi bạn có thể bắt đầu tìm kiếm đơn hàng cụ thể.
3/ Nhập thông tin tìm kiếm
Để tìm kiếm đơn hàng một cách chính xác, bạn cần cung cấp các thông tin liên quan mà bạn có. Các trường thông tin phổ biến nhất để nhập bao gồm số hóa đơn (invoice number), mã đơn hàng (order ID), mã tham chiếu giao dịch (transaction reference), khoảng thời gian giao dịch (ngày, tháng, năm), hoặc tên/số điện thoại của khách hàng. Càng cung cấp nhiều thông tin chính xác, kết quả tìm kiếm sẽ càng nhanh chóng và tập trung.
Hãy luôn ưu tiên các thông tin định danh duy nhất như số hóa đơn hoặc mã đơn hàng nếu bạn có. Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào các trường tương ứng, bạn nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc “Search” để hệ thống xử lý yêu cầu của bạn.
4/ Xem chi tiết đơn hàng
Khi hệ thống POS hiển thị kết quả tìm kiếm, bạn sẽ thấy một danh sách các đơn hàng phù hợp với tiêu chí đã nhập. Từ danh sách này, bạn cần chọn đơn hàng cụ thể mà bạn muốn xem chi tiết.
Màn hình chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như danh sách các sản phẩm đã mua, số lượng từng sản phẩm, đơn giá, tổng số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, thông tin khách hàng (nếu có), ngày giờ giao dịch và trạng thái của đơn hàng (đã thanh toán, đang vận chuyển, đã hoàn thành, v.v.). Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin này giúp xác minh tính chính xác của giao dịch và hỗ trợ các hoạt động quản lý sau bán hàng.
III/ Các phương pháp phổ biến để tìm kiếm đơn hàng
Tùy thuộc vào thông tin bạn có sẵn và mục đích tìm kiếm, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Từ việc tìm kiếm chính xác một hóa đơn cụ thể đến việc tổng hợp doanh số trong một khoảng thời gian nhất định, các công cụ tìm kiếm trên máy POS đều được thiết kế để phục vụ tối đa nhu cầu của người dùng. Hãy khám phá từng cách thức này để tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng của bạn.
1/ Tìm kiếm theo số đơn hàng/mã giao dịch
Đây là phương pháp tìm kiếm đơn hàng chính xác và nhanh chóng nhất khi bạn đã có sẵn số đơn hàng hoặc mã giao dịch. Mỗi giao dịch trên máy POS đều được gán một mã định danh duy nhất, đảm bảo không có sự trùng lặp.
Bạn nên ưu tiên sử dụng phương pháp này khi khách hàng cung cấp biên lai hoặc có thể nhớ được mã đơn hàng của họ. Nó cũng hữu ích khi bạn đang kiểm tra một giao dịch đặc biệt hoặc cần xác minh lại thông tin thanh toán cho một trường hợp cụ thể. Độ chính xác cao của phương pháp này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng bạn đang thao tác trên đúng dữ liệu cần thiết.
2/ Tìm kiếm theo khoảng thời gian
Tìm kiếm đơn hàng theo khoảng thời gian là phương pháp phổ biến để xem lại tổng hợp các giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như trong ngày, tuần, tháng,…. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các tác vụ quản lý như đối chiếu doanh thu cuối ca, lập báo cáo bán hàng định kỳ, hoặc phân tích xu hướng mua sắm của khách hàng trong một giai đoạn cụ thể.
Hầu hết các hệ thống POS đều cho phép bạn chọn các khoảng thời gian có sẵn (hôm nay, tuần này, tháng này) hoặc tùy chỉnh ngày cụ thể. Dựa trên kết quả tìm kiếm, bạn có thể xem tổng số lượng đơn hàng, tổng doanh thu và các thông tin tổng quát khác.
3/ Tìm kiếm theo thông tin khách hàng
Một số hệ thống POS cho phép bạn tìm kiếm đơn hàng dựa trên thông tin của khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ email, hoặc mã thành viên. Phương pháp này cực kỳ hữu ích trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, chẳng hạn khi khách hàng quên biên lai và cần tra cứu thông tin về món hàng đã mua, hoặc khi bạn muốn xem lịch sử mua sắm của một khách hàng thân thiết để đưa ra các đề xuất sản phẩm phù hợp.
Bạn chỉ cần nhập thông tin khách hàng vào trường tìm kiếm tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các đơn hàng mà khách hàng đó đã thực hiện. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi hành vi mua hàng, quản lý chương trình khách hàng thân thiết và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến giao dịch, nâng cao trải nghiệm mua sắm cho họ.
4/ Tìm kiếm theo sản phẩm đã bán
Phương pháp tìm kiếm đơn hàng theo sản phẩm đã bán cho phép bạn tra cứu tất cả các giao dịch có chứa một hoặc nhiều sản phẩm cụ thể. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn phân tích doanh số của một mặt hàng cụ thể, kiểm tra xem sản phẩm đó đã được bán ra bao nhiêu lần, hay cần xác định các đơn hàng chứa sản phẩm có vấn đề.
Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng có chứa sản phẩm bạn đã nhập, kèm theo số lượng và thời gian giao dịch. Đây là một công cụ mạnh mẽ để quản lý tồn kho, xác định các mặt hàng bán chạy hoặc chậm, và hỗ trợ các chiến dịch marketing mục tiêu.
IV/ Xử lý các vấn đề thường gặp khi kiểm tra đơn hàng
Trong quá trình kiểm tra đơn hàng trên máy POS, đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Việc hiểu rõ nguyên nhân và biết cách khắc phục sẽ giúp bạn duy trì quy trình làm việc trôi chảy và hạn chế gián đoạn. Đây là những tình huống phổ biến và các giải pháp thực tế để bạn có thể tự tin xử lý.
1/ Không tìm thấy đơn hàng
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là không tìm thấy đơn hàng mong muốn sau khi thực hiện tìm kiếm. Nguyên nhân thường gặp là do nhập sai thông tin tìm kiếm, chẳng hạn như sai số hóa đơn, sai tên khách hàng, hoặc sai khoảng thời gian giao dịch.
Nếu thông tin nhập đã chính xác mà vẫn không tìm thấy, hãy thử mở rộng khoảng thời gian tìm kiếm hoặc sử dụng các tiêu chí tìm kiếm khác như thông tin khách hàng thay vì số hóa đơn. Đôi khi, lỗi có thể do giao dịch chưa được đồng bộ hóa hoàn toàn trong hệ thống, đặc biệt với các giao dịch mới. Trong trường hợp này, bạn có thể chờ một vài phút và thử tìm kiếm lại, hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm POS.
2/ Thông tin đơn hàng bị sai lệch
Khi bạn truy xuất được đơn hàng nhưng nhận thấy thông tin hiển thị không chính xác (ví dụ: sai sản phẩm, số lượng, giá tiền, hoặc trạng thái thanh toán), điều này có thể gây ra những rắc rối lớn. Nguyên nhân có thể do lỗi nhập liệu của nhân viên bán hàng tại thời điểm giao dịch, lỗi hệ thống, hoặc thậm chí là sự cố trong quá trình đồng bộ dữ liệu.
Để giải quyết, trước tiên, bạn cần đối chiếu thông tin trên hệ thống POS với biên lai gốc của khách hàng hoặc các chứng từ liên quan khác (nếu có). Trong trường hợp lỗi hệ thống, hãy báo cáo ngay cho bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm để được khắc phục và tránh lặp lại trong tương lai.
3/ Lỗi hệ thống POS
Thỉnh thoảng, máy POS có thể gặp phải các lỗi hệ thống như đơ máy, không phản hồi, hiển thị thông báo lỗi hoặc không thể truy cập các chức năng. Nguyên nhân có thể bao gồm sự cố phần mềm, lỗi phần cứng, mất kết nối mạng, hoặc phần mềm cần được cập nhật.
Khi gặp lỗi hệ thống, bước đầu tiên nên thử là khởi động lại máy POS. Nếu vẫn không khắc phục được, hãy kiểm tra kết nối mạng của máy POS (Wi-Fi hoặc cáp Ethernet) để đảm bảo máy có thể kết nối với máy chủ. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, bạn nên liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp máy POS hoặc IT nội bộ để được chẩn đoán và sửa chữa chuyên nghiệp. Tránh cố gắng tự ý sửa chữa nếu bạn không có chuyên môn để tránh làm hỏng thiết bị.
Tổng kết
Việc nắm vững cách kiểm tra đơn hàng trên máy POS là một kỹ năng không thể thiếu để vận hành cửa hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Từ việc đăng nhập, truy cập chức năng, nhập thông tin chi tiết đến xem xét các thông tin của từng đơn hàng, mỗi bước đều đóng góp vào sự minh bạch và chính xác của hoạt động kinh doanh. Bằng cách áp dụng đúng các phương pháp tìm kiếm và biết cách xử lý các vấn đề thường gặp, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và quản lý tài chính của mình, đảm bảo mọi giao dịch được kiểm soát chặt chẽ.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm mPOS, vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
