Việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần nắm vững. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật nhằm tránh các rủi ro về thuế và pháp lý. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hủy hóa đơn điện tử theo các văn bản pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả.
Khái niệm hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị pháp lý và không được sử dụng để hạch toán thuế hay ghi nhận giao dịch.
Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Việc hủy hóa đơn điện tử thường được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của giao dịch, cũng như tuân thủ quy định về thuế. Các trường hợp phổ biến bao gồm:
– Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng sau đó phát hiện sai sót nghiêm trọng về thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, tiền thuế, thuế suất mà không thể điều chỉnh hoặc thay thế.
– Hàng hóa, dịch vụ bị hoàn trả toàn bộ, dẫn đến việc giao dịch ban đầu không còn hiệu lực.
– Các bên mua và bán thống nhất hủy bỏ giao dịch và toàn bộ hóa đơn điện tử đã lập liên quan.
– Hóa đơn được lập thừa hoặc không đúng đối tượng ngay từ đầu, và bên bán chưa kê khai thuế.
– Doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, và các hóa đơn giấy chưa sử dụng cần được hủy bỏ theo quy định.
Cơ sở pháp lý về việc hủy hóa đơn điện tử
Quy trình và thủ tục về việc hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật hiện hành. Cụ thể, các quy định chính mà doanh nghiệp cần tuân thủ bao gồm:
– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
– Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các văn bản này là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm cả việc hủy, điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm cả hủy bỏ hóa đơn, cần được thực hiện theo đúng quy trình pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để hủy hóa đơn điện tử theo các quy định mới nhất.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy trình hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện một cách cẩn trọng, đặc biệt khi hóa đơn đã được phát hành và kê khai. Các bước chi tiết như sau:
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn điện tử (nếu có người mua)
– Đối với trường hợp hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua, hai bên (bên bán và bên mua) cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và cam kết hủy bỏ hóa đơn. Biên bản này cần có đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của cả hai bên và số hóa đơn cần hủy.
– Nếu hóa đơn chưa gửi người mua hoặc không cần có sự tham gia của người mua (ví dụ: hóa đơn lập thừa, sai sót đơn phương của người bán), có thể bỏ qua bước này.
Bước 2: Gửi Thông báo sai sót hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (Mẫu số 01/TB-SS-HĐĐT)
– Bên bán lập Thông báo sai sót hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chọn mục “Hủy” hoặc “Giải trình nội dung sai sót và đề nghị cơ quan thuế hủy hóa đơn”.
– Thông báo này được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử.
– Sau khi cơ quan thuế chấp nhận thông báo sai sót, hóa đơn đó sẽ được ghi nhận là đã hủy trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 3: Lập hóa đơn mới (nếu cần)
– Sau khi hóa đơn cũ đã được hủy, nếu giao dịch vẫn diễn ra và cần lập lại hóa đơn, bên bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới thay thế. Hóa đơn mới này phải ghi rõ là hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ngày… đã bị hủy.
– Hóa đơn mới phải có đầy đủ thông tin hợp lệ và chính xác theo quy định, sau đó được ký số và gửi cho người mua cũng như cơ quan thuế.
Bước 4: Hủy bỏ hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
– Bên bán thực hiện hủy bỏ hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Thao tác này sẽ làm cho hóa đơn không thể tra cứu được hoặc được đánh dấu là “Đã hủy” trên hệ thống của doanh nghiệp.
– Việc này giúp đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống nội bộ của doanh nghiệp và hệ thống của cơ quan thuế.
Lưu ý đặc biệt khi hủy/điều chỉnh hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể
Các tình huống sai sót khác nhau sẽ có cách xử lý hủy hóa đơn điện tử đã phát hành hoặc điều chỉnh tương ứng. Dưới đây là một số trường hợp điển hình:
Trường hợp 1: Hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đúng.
– Không cần hủy hóa đơn. Bên bán chỉ cần gửi thông báo sai sót Mẫu 01/TB-SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
– Không phải lập lại hay điều chỉnh hóa đơn.
Trường hợp 2: Hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung khác ảnh hưởng đến số tiền thuế.
– Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua: Bên bán hủy hóa đơn sai, lập hóa đơn mới và ký số, gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu là hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (nếu là hóa đơn không mã).
– Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua: Hai bên phải lập biên bản hủy hóa đơn. Bên bán gửi thông báo sai sót Mẫu 01/TB-SS-HĐĐT tới cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua.
– Bên bán gửi thông báo hủy hóa đơn Mẫu 01/TB-SS-HĐĐT tới cơ quan thuế. Sau đó, lập hóa đơn mới thay thế nếu cần.
Trường hợp 4: Hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế và người mua.
– Bên bán chỉ cần hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của mình. Không cần gửi thông báo cho cơ quan thuế.
Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục khi hủy hóa đơn điện tử
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải một số vướng mắc. Việc nắm rõ các vấn đề này và cách xử lý sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.
Sai sót trong thông báo hủy
Một lỗi phổ biến là việc điền thông tin sai vào Mẫu 01/TB-SS-HĐĐT hoặc chọn nhầm loại xử lý (ví dụ: chọn điều chỉnh thay vì hủy).
– Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên mẫu thông báo trước khi gửi. Nếu đã gửi và phát hiện sai sót, cần liên hệ phòng kê khai của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn xử lý hoặc gửi thông báo bổ sung/thay thế.
Lỗi hệ thống phần mềm
Đôi khi, các vấn đề kỹ thuật từ phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế có thể gây khó khăn trong việc gửi thông báo hoặc hủy hóa đơn.
– Cách khắc phục: Thử lại vào thời điểm khác, kiểm tra kết nối internet. Nếu lỗi tiếp tục, liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kỹ thuật hoặc tham khảo thông báo từ Tổng cục Thuế về tình hình hệ thống.
Không đủ căn cứ pháp lý để hủy
Việc hủy hóa đơn điện tử mà không có biên bản thỏa thuận với người mua (trong trường hợp cần thiết) hoặc không thuộc các trường hợp cho phép hủy có thể dẫn đến rủi ro pháp lý.
– Cách khắc phục: Luôn đảm bảo có đầy đủ biên bản, chứng từ chứng minh cho việc hủy hóa đơn. Nắm vững các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để xác định đúng trường hợp cần hủy hay điều chỉnh.
Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi hủy hóa đơn điện tử
Để hạn chế tối đa việc phải hủy hóa đơn điện tử, gây mất thời gian và có thể phát sinh rủi ro, các doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp phòng ngừa.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành
Đây là nguyên tắc vàng. Hãy rà soát thật cẩn thận tất cả các thông tin trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán trước khi ký số và gửi. Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt thường có chức năng kiểm tra lỗi cơ bản hoặc cảnh báo khi có thông tin bất thường.
Nắm vững quy định pháp luật
Các quy định về hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn sai sót thường xuyên được cập nhật. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các Nghị định, Thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử để áp dụng đúng trong mọi trường hợp. Việc hiểu rõ khi nào được hủy, khi nào cần điều chỉnh hay thay thế là rất quan trọng.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng cao sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ một cách chính xác, giảm thiểu sai sót. Các phần mềm này thường tích hợp sẵn các mẫu biểu theo quy định, có khả năng gửi trực tiếp đến cơ quan thuế và cung cấp các báo cáo quản lý hiệu quả.
Lưu giữ đầy đủ hồ sơ
Mặc dù là hóa đơn điện tử, nhưng việc lưu giữ các biên bản thỏa thuận, thông báo sai sót, biên bản hủy trên hệ thống và các tài liệu liên quan khác vẫn vô cùng cần thiết. Những tài liệu này sẽ là bằng chứng quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi xảy ra tranh chấp.
Tổng kết
Việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là một nghiệp vụ không thể tránh khỏi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nắm vững quy định pháp luật và quy trình thực hiện là chìa khóa để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các rủi ro pháp lý, thuế. Bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các tình huống sai sót, tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính của mình, giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm máy quẹt thẻ mPOS, phần mềm xuất hóa đợn điện tử vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
