Việc phát hiện và điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót là một nghiệp vụ thiết yếu trong hoạt động kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Trong môi trường số hóa hiện nay, dù tiện lợi nhưng hóa đơn điện tử vẫn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, từ những lỗi nhỏ như tên, địa chỉ người mua đến các lỗi nghiêm trọng hơn liên quan đến mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách thức và quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế.
I/ Khái niệm về hóa đơn điện tử và các sai sót thường gặp
1/ Khái niệm
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là giải pháp ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Khi HĐĐT có bất kỳ thông tin nào không chính xác so với giao dịch thực tế hoặc các quy định pháp luật hiện hành, đó được coi là hóa đơn điện tử sai sót.
Sự cần thiết phải điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót là vô cùng quan trọng. Một hóa đơn sai sót có thể dẫn đến việc kê khai thuế không chính xác, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, gây ra phạt hành chính từ cơ quan thuế, và làm mất uy tín với khách hàng. Do đó, việc nắm rõ các quy định và thủ tục xử lý HĐĐT sai sót là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
2/ Các loại sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử
Các sai sót trên hóa đơn điện tử có thể đa dạng, từ lỗi nhỏ đến lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng đến giá trị giao dịch hoặc bản chất của hóa đơn. Các lỗi phổ biến bao gồm sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng cộng tiền thuế hoặc tổng cộng tiền thanh toán; sai ký hiệu, số hóa đơn hoặc ngày lập hóa đơn. Tùy thuộc vào loại sai sót và thời điểm phát hiện, cách thức điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót sẽ khác nhau.
3/ Cơ sở pháp lý về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử
Quy định về hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn sai sót đã được pháp luật hóa qua nhiều văn bản. Hiện nay, các quy định chính được áp dụng là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các văn bản này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các trường hợp sai sót và cách thức xử lý, bao gồm cả việc thông báo điều chỉnh sai sót hóa đơn điện tử.
II/ Hướng dẫn chi tiết cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót
Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp cần xác định rõ loại sai sót, thời điểm phát hiện sai sót (trước hay sau khi gửi người mua, đã kê khai thuế hay chưa), và căn cứ vào đó để lựa chọn phương án xử lý phù hợp theo quy định pháp luật. Việc xử lý không đúng sẽ dẫn đến rủi ro pháp lý.
1/ Xử lý hóa đơn điện tử sai sót khi chưa gửi cho người mua hoặc đã gửi nhưng chưa kê khai thuế
Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua hoặc đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế (người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế) và chưa có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã), hoặc chưa gửi cho cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã).
Trong trường hợp này, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đó và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Quy trình cụ thể như sau:
1 – Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
2 – Tìm kiếm hóa đơn cần hủy theo số hóa đơn, ký hiệu hoặc ngày lập.
3 – Thực hiện chức năng hủy hóa đơn trên phần mềm.
4 – Lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin đúng.
5 – Ký số và gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
2/ Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế
Đây là trường hợp phổ biến và phức tạp nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Tùy thuộc vào loại sai sót, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn thay thế. Trước khi thực hiện, cần lập “Thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót” (Mẫu số 01/TB-SSĐT) gửi cơ quan thuế.
Khi hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi nhận sai sót và người bán gửi Thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSĐT) cho cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế.
Đối với hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tổng cộng tiền thuế hoặc tổng cộng tiền thanh toán, hoặc sai ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng. Tùy thuộc vào bản chất của lỗi, doanh nghiệp sẽ lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… Ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn điều chỉnh ghi tăng hoặc ghi giảm giá trị, không ghi dấu âm (-) trên hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp điều chỉnh giảm). Hóa đơn này phải có chữ ký số của người bán. Các nội dung khác không bị sai sót thì giữ nguyên theo hóa đơn gốc.
Trường hợp lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… Ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn thay thế có đầy đủ các thông tin của hóa đơn bị thay thế nhưng đã được sửa đúng. Hóa đơn này phải có chữ ký số của người bán và được gửi cho người mua. Cả hóa đơn điều chỉnh và thay thế đều yêu cầu người bán thông báo điều chỉnh sai sót hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB-SSĐT) tới cơ quan thuế.
III/ Quy trình thông báo điều chỉnh sai sót hóa đơn điện tử
Việc thông báo điều chỉnh sai sót hóa đơn điện tử là một bước bắt buộc và quan trọng nhằm khai báo với cơ quan thuế về tình trạng sai sót và phương án xử lý hóa đơn. Thông báo này được lập theo Mẫu số 01/TB-SSĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1/ Khi nào cần lập Thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Người bán cần lập Thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSĐT) trong các trường hợp sau:
1 – Hủy hóa đơn điện tử đã lập (khi hóa đơn chưa gửi người mua hoặc đã gửi nhưng chưa kê khai).
2 – Lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị sai sót đã gửi người mua và đã kê khai thuế.
3 – Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đã gửi người mua và đã kê khai thuế.
4 – Khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, mà không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Việc gửi thông báo này đảm bảo sự đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế về tình trạng các hóa đơn.
2/ Nội dung và cách lập thông báo điều chỉnh sai sót
Thông báo Mẫu số 01/TB-SSĐT bao gồm các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế của người bán; thông tin của hóa đơn điện tử có sai sót (ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn); nội dung sai sót và hình thức xử lý sai sót (hủy, điều chỉnh, thay thế, giải trình). Người bán sẽ điền đầy đủ các thông tin này vào mẫu và gửi điện tử đến cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm HĐĐT của mình. Việc gửi Thông báo phải được thực hiện kịp thời, thường là trước thời hạn nộp tờ khai thuế của kỳ liên quan đến hóa đơn sai sót đó.
IV/ Những lưu ý quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót
Để quá trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây. Việc tuân thủ cẩn thận các nguyên tắc sẽ giúp tránh các rắc rối không đáng có với cơ quan thuế và đối tác kinh doanh.
1/ Đảm bảo sự đồng thuận giữa các bên
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót nào, người bán nên chủ động liên hệ và thống nhất với người mua về nội dung sai sót, phương án xử lý và các chứng từ liên quan (như biên bản thỏa thuận). Sự đồng thuận này là cơ sở quan trọng để cả hai bên cùng xử lý hóa đơn đúng quy định, tránh tranh chấp sau này.
2/ Thời hạn điều chỉnh và kê khai thuế bổ sung
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót cần được thực hiện kịp thời. Nếu sai sót ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, doanh nghiệp có thể cần phải lập tờ khai thuế bổ sung cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn sai sót đó. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và quản lý hóa đơn để đảm bảo các báo cáo thuế được chính xác và nộp đúng hạn.
3/ Các trường hợp đặc biệt
Có một số trường hợp đặc biệt phát sinh khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót cần được xem xét cẩn thận. Ví dụ, đối với hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua nếu phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới. Trường hợp hóa đơn đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được cấp mã thì người bán hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới. Doanh nghiệp cần tham khảo kỹ lưỡng các quy định pháp luật hoặc liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể cho từng tình huống phức tạp.
Kết luận
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót là một nghiệp vụ không thể tránh khỏi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử, hiểu rõ cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót và quy trình thông báo điều chỉnh sai sót hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và duy trì sự minh bạch trong hoạt động kế toán, tài chính. Luôn ưu tiên sự cẩn trọng, chính xác và chủ động trong việc kiểm tra, đối chiếu hóa đơn để kịp thời phát hiện và xử lý sai sót, tránh những hệ lụy không đáng có.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm máy quẹt thẻ mPOS và phần mềm xuất hóa đợn điện tử PosApp, vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
