Xuất hóa đơn lùi ngày là một trong những vấn đề phổ biến nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp tại Việt Nam. Hành vi này liên quan đến việc lập hóa đơn có ngày ký phát sinh sau ngày thực tế giao dịch hoặc sau thời điểm quy định của pháp luật. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích khái niệm, các quy định liên quan và những hình phạt có thể áp dụng cho việc xuất hóa đơn lùi ngày.
Xuất hóa đơn lùi ngày là gì?
Xuất hóa đơn lùi ngày là hành vi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng, dịch vụ với ngày ghi trên hóa đơn là một ngày trong quá khứ so với thời điểm hóa đơn đó được tạo lập hoặc ký số điện tử. Về bản chất, nó là việc ghi sai thời điểm lập hóa đơn so với quy định pháp luật.
Khái niệm “xuất hóa đơn lùi ngày”
Trong hoạt động kinh doanh, các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh hàng ngày. Theo quy định pháp luật, các giao dịch này phải được ghi nhận bằng hóa đơn tại thời điểm phát sinh hoặc tại thời điểm nhất định tùy thuộc vào loại hình dịch vụ, hàng hóa. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, doanh nghiệp có thể thực hiện việc xuất hóa đơn lùi ngày, tức là ngày trên hóa đơn không trùng khớp với ngày thực tế phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Ví dụ, một giao dịch diễn ra vào ngày 15/03 nhưng hóa đơn lại được lập với ngày 10/03 hoặc ngày 05/03. Đây là hành vi vi phạm nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn, gây sai lệch thông tin và có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của các bên.
Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn
Pháp luật Việt Nam có những quy định rất rõ ràng về thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý thuế.
Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp cụ thể được quy định như sau:
– Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn định kỳ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao dịch thanh toán trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (áp dụng cho các dịch vụ cung cấp thường xuyên, liên tục).
– Đối với xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Bất kỳ trường hợp nào lập hóa đơn không đúng với các thời điểm đã nêu trên đều được xem là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, bao gồm cả việc xuất hóa đơn lùi ngày.
Các trường hợp thường gặp khi xuất hóa đơn lùi ngày
Việc xuất hóa đơn lùi ngày có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ sơ suất trong nghiệp vụ đến cố ý vi phạm để phục vụ cho các mục đích nhất định.
Do lỗi nghiệp vụ hoặc sai sót
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Kế toán hoặc người có thẩm quyền lập hóa đơn có thể vô ý nhập sai ngày tháng do nhầm lẫn, sơ suất trong quá trình thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán hoặc do quá nhiều công việc dẫn đến thiếu tập trung, dẫn đến hóa đơn lùi ngày. Đây thường là lỗi không cố ý và nếu được phát hiện sớm, có thể có cách khắc phục nhẹ nhàng hơn.
Do thỏa thuận giữa các bên
Trong một số trường hợp, bên mua hoặc bên bán có thể yêu cầu xuất hóa đơn lùi ngày nhằm phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ, sắp xếp chứng từ theo ý muốn hoặc để phù hợp với quy trình thanh toán của họ.
Cố ý nhằm mục đích gian lận
Trường hợp nghiêm trọng nhất là việc xuất hóa đơn lùi ngày được thực hiện một cách cố ý nhằm mục đích gian lận thuế, trốn thuế hoặc hợp thức hóa các khoản chi phí không có thật. Hành vi này sẽ bị xử phạt rất nặng và có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng hơn là chỉ phạt hành chính.
Xuất hóa đơn lùi ngày có bị phạt không?
Câu trả lời trực tiếp cho câu hỏi “xuất hóa đơn lùi ngày có bị phạt không” là CÓ. Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, bao gồm cả việc xuất hóa đơn lùi ngày, là một vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ (khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho – biếu – tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay – cho mượn – hoàn trả hàng hóa…) sẽ bị xử phạt như sau:
– Cảnh cáo: Áp dụng với vi phạm liên quan đến 01 số hóa đơn.
– Phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng: Vi phạm từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn.
– Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng: Vi phạm từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn.
– Phạt từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng: Vi phạm từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn.
– Phạt từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng: Vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên.
Ngoài ra, tùy thuộc vào mức độ và hậu quả gây ra, cơ quan thuế còn có thể áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc hủy hóa đơn đã lập sai, buộc lập lại hóa đơn đúng quy định.
Hậu quả pháp lý khác
Ngoài các mức phạt tiền, hành vi xuất hóa đơn lùi ngày còn có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý và kinh doanh nghiêm trọng khác:
– Truy thu thuế và tiền chậm nộp: Nếu hành vi này dẫn đến việc kê khai thiếu thuế hoặc chậm nộp thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu số tiền thuế thiếu và phải nộp tiền chậm nộp theo quy định.
– Ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn lập sai thời điểm có thể bị coi là không hợp lệ, không đủ điều kiện để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, gây thiệt hại cho bên mua.
– Rủi ro về uy tín và pháp lý: Doanh nghiệp có thể bị đánh giá là thiếu minh bạch, không tuân thủ pháp luật, ảnh hưởng đến uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý. Trong trường hợp nặng hơn, nếu hành vi này được xác định là cố ý gian lận thuế với số tiền lớn, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.
Các yếu tố xác định mức phạt
Mức độ xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn lùi ngày không phải lúc nào cũng giống nhau mà sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể của từng trường hợp.
Thời gian sai lệch
Thời gian chênh lệch giữa ngày thực tế giao dịch và ngày ghi trên hóa đơn là một yếu tố quan trọng. Nếu thời gian sai lệch chỉ là vài ngày và không gây ảnh hưởng đáng kể đến việc kê khai thuế của doanh nghiệp, mức phạt có thể nhẹ hơn. Ngược lại, nếu sai lệch kéo dài nhiều ngày, tháng hoặc quý, cho thấy sự cẩu thả hoặc cố ý vi phạm, mức phạt có thể tăng nặng.
Tính chất của hành vi
Cơ quan thuế sẽ xem xét tính chất của hành vi: là lỗi vô ý, do sơ suất, hay là cố ý nhằm mục đích gian lận, trốn thuế. Nếu là lỗi vô ý ít nghiêm trọng và được doanh nghiệp tự giác khắc phục, mức phạt có thể là cảnh cáo hoặc ở mức tối thiểu. Nếu có bằng chứng về hành vi cố ý gian lận, mức phạt sẽ rất nặng, thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Hậu quả gây ra
Hậu quả mà hành vi xuất hóa đơn lùi ngày gây ra đối với ngân sách nhà nước và các bên liên quan cũng là yếu tố quyết định mức phạt. Nếu hành vi này dẫn đến việc làm giảm số thuế phải nộp, chậm nộp thuế, hoặc gây thiệt hại cho người mua (không thể khấu trừ, hoàn thuế), thì mức độ xử phạt sẽ nghiêm khắc hơn.
Cách xử lý khi đã xuất hóa đơn lùi ngày
Khi phát hiện đã xuất hóa đơn lùi ngày, doanh nghiệp cần chủ động và kịp thời thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm thiểu rủi ro và các mức phạt có thể gặp phải.
Tự phát hiện và khai báo
Nếu doanh nghiệp tự phát hiện lỗi xuất hóa đơn lùi ngày trước khi cơ quan thuế kiểm tra, cần chủ động rà soát, kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn và hồ sơ liên quan. Đồng thời, chủ động nộp hồ sơ khai bổ sung nếu việc này làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Việc tự giác phát hiện và chủ động khắc phục, khai báo với cơ quan thuế sẽ được xem xét là tình tiết giảm nhẹ khi xử phạt.
Xử lý theo yêu cầu của cơ quan thuế
Trong trường hợp hóa đơn lùi ngày được cơ quan thuế phát hiện thông qua công tác thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần hợp tác cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và giải trình rõ ràng về nguyên nhân. Sau đó, thực hiện các yêu cầu của cơ quan thuế về việc nộp phạt, điều chỉnh hóa đơn và khai bổ sung tờ khai thuế (nếu có).
Lưu ý để tránh vi phạm
Để tránh tình trạng xuất hóa đơn lùi ngày và các vi phạm khác về hóa đơn, doanh nghiệp cần:
– Tuân thủ chặt chẽ quy định về thời điểm lập hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được lập ngay khi nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh.
– Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hiện đại: Các hệ thống này thường có tính năng tự động ghi nhận thời điểm lập hóa đơn, giúp hạn chế sai sót.
– Đào tạo nhân viên: Thường xuyên cập nhật, đào tạo cho đội ngũ kế toán, bán hàng về các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử và thuế.
– Kiểm tra, rà soát định kỳ: Thường xuyên kiểm tra lại các hóa đơn đã lập và sổ sách kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý sai sót.
Kết luận
Xuất hóa đơn lùi ngày là hành vi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn và chắc chắn sẽ bị xử phạt nếu bị phát hiện. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng, kèm theo các hệ quả về thuế và pháp lý. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần tuân thủ đúng quy định, kiểm soát chặt chẽ quy trình lập hóa đơn và chủ động khắc phục sai sót ngay khi phát sinh
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm máy quẹt thẻ mPOS, phần mềm xuất hóa đợn điện tử vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
