Quy định về xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k là một trong những điểm thường gây thắc mắc cho cả người bán và người mua trong các giao dịch hàng ngày. Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, pháp luật Việt Nam đã có những quy định cụ thể, cho phép doanh nghiệp, hộ kinh doanh không bắt buộc phải xuất từng hóa đơn riêng lẻ cho các giao dịch có giá trị thấp. Tuy nhiên, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định này là vô cùng quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình kê khai và quyết toán.
Khái niệm và quy định chung về hóa đơn dưới 200K
Quy định về việc xuất hóa đơn đối với các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng là một điểm đặc thù trong hệ thống pháp luật thuế Việt Nam, được thiết kế để giảm gánh nặng hành chính cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đồng thời vẫn đảm bảo công tác quản lý thuế của nhà nước.
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ, hay chính xác hơn là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường (đối với đối tượng không chịu/không phải kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), là chứng từ kế toán do người bán lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó ghi nhận thông tin về giao dịch, bao gồm các loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và các loại thuế áp dụng. Mục đích chính của hóa đơn là để ghi nhận doanh thu, làm căn cứ kê khai thuế, và là chứng từ hợp lệ cho bên mua để hạch toán chi phí đầu vào và khấu trừ thuế.
Quy định pháp luật liên quan đến giao dịch dưới 200.000 đồng
Các quy định pháp luật hiện hành điều chỉnh việc xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k chủ yếu được thể hiện trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, đối với các giao dịch bán lẻ hàng hóa, dịch vụ có giá trị từng lần dưới 200.000 đồng, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn riêng từng lần, trừ trường hợp người mua có yêu cầu. Nếu người mua không yêu cầu và người bán cũng không lập hóa đơn riêng, người bán phải lập hóa đơn tổng hợp vào cuối mỗi ngày hoặc cuối tháng (tùy theo quy định nội bộ và tần suất giao dịch) cho tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong ngày/tháng có giá trị dưới 200.000 đồng mà người mua không yêu cầu xuất hóa đơn.
Các trường hợp cụ thể về xuất hóa đơn dưới 200K
Việc áp dụng linh hoạt quy định về xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng hành chính mà còn thúc đẩy các giao dịch nhỏ diễn ra nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ các trường hợp cụ thể để tuân thủ đúng luật.
Trường hợp không bắt buộc xuất từng hóa đơn
Theo quy định, nếu giá trị của từng lần bán hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng và người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, thì người bán không cần phải lập hóa đơn cho từng giao dịch đó. Thay vào đó, người bán có trách nhiệm lập bảng kê chi tiết các giao dịch đó và định kỳ (thường là cuối ngày hoặc cuối tháng) lập một hóa đơn tổng hợp chung cho toàn bộ các giao dịch phát sinh trong kỳ mà không cần phải ghi đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn đó (chỉ cần ghi “khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc các thông tin tương tự).
Trường hợp cần phải xuất hóa đơn dù giao dịch dưới 200K
Mặc dù có quy định không bắt buộc xuất hóa đơn từng lần cho giao dịch dưới 200.000 đồng, người bán vẫn buộc phải lập hóa đơn nếu người mua yêu cầu. Việc từ chối xuất hóa đơn khi người mua yêu cầu, bất kể giá trị giao dịch, là hành vi vi phạm pháp luật về thuế và có thể bị xử lý theo quy định.
Lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch dưới 200K
Đối với các giao dịch dưới 200.000 đồng mà người mua không yêu cầu hóa đơn riêng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tổng hợp. Hóa đơn tổng hợp này cần thể hiện tổng doanh thu của các giao dịch nhỏ lẻ đã phát sinh trong một kỳ nhất định (ví dụ: một ngày hoặc một tháng). Trên hóa đơn tổng hợp, các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thường được ghi chung là “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Khách hàng lẻ”. Nội dung hóa đơn cần ghi chi tiết theo bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ, ví dụ “Tổng hợp bán lẻ hàng hóa, dịch vụ ngày [ngày cụ thể] theo bảng kê đính kèm”. Hóa đơn tổng hợp này sẽ là căn cứ để doanh nghiệp kê khai doanh thu và tính thuế GTGT đầu ra theo quy định.
Thực hiện và kê khai thuế đối với các giao dịch dưới 200K
Việc quản lý và kê khai thuế đối với các giao dịch trị giá nhỏ cần được thực hiện một cách cẩn trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận doanh thu
Đối với các giao dịch xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k mà không lập hóa đơn riêng, doanh nghiệp cần có một hệ thống ghi nhận doanh thu nội bộ. Hệ thống này có thể là sổ sách kế toán, phần mềm bán hàng, hoặc các bảng kê chi tiết bằng tay. Thông tin cần ghi nhận cho mỗi giao dịch bao gồm: ngày giờ giao dịch, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng cộng các giao dịch phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định. Việc ghi nhận đầy đủ, minh bạch giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và đảm bảo tính hợp lệ của doanh thu.
Ví dụ minh họa về cách lập hóa đơn tổng hợp
Để dễ hình dung hơn, hãy xem xét ví dụ về việc lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch bán lẻ dưới 200.000 đồng trong một ngày của một cửa hàng văn phòng phẩm.
| Ngày bán | Mặt hàng/Dịch vụ | Số lượng (cái/cuốn) | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | Bút bi Thiên Long | 5 | 10.000 | 50.000 | Khách lẻ, không lấy HĐ |
| 01/01/2024 | Sổ lò xo A5 | 2 | 35.000 | 70.000 | Khách lẻ, không lấy HĐ |
| 01/01/2024 | Hộp kẹp giấy | 1 | 15.000 | 15.000 | Khách lẻ, không lấy HĐ |
| 01/01/2024 | Bọc vở | 10 | 5.000 | 50.000 | Khách lẻ, không lấy HĐ |
| … | … | … | … | … | … |
| Tổng cộng cuối ngày 01/01/2024 | – | – | – | 1.500.000 | Lập hóa đơn tổng hợp |
Cửa hàng sẽ căn cứ vào bảng kê chi tiết trên để lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng duy nhất vào cuối ngày 01/01/2024 với tổng doanh thu là 1.500.000 VNĐ. Trên hóa đơn này, thông tin người mua có thể ghi là “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Khách hàng lẻ”. Nội dung hóa đơn có thể ghi “Tổng hợp bán lẻ hàng hóa ngày 01/01/2024” và đính kèm bảng kê chi tiết nếu cần.
Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa đơn tổng hợp các giao dịch dưới 200.000 đồng sẽ được sử dụng để kê khai thuế GTGT đầu ra trên Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT). Doanh nghiệp sẽ tổng hợp doanh thu chịu thuế và số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ để đưa vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai. Cụ thể, số liệu từ các hóa đơn tổng hợp sẽ được cộng dồn vào tổng doanh thu bán ra và thuế GTGT đầu ra phải nộp của kỳ tính thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tổng doanh thu và thuế trên tờ khai khớp với tổng giá trị của tất cả các hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn riêng lẻ và hóa đơn tổng hợp) đã xuất trong kỳ.
Lợi ích và những điều cần lưu ý
Quy định về xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải cẩn trọng trong quá trình thực hiện để tránh sai sót.
Lợi ích của quy định
Lợi ích lớn nhất của quy định này là giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm gánh nặng về thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp siêu nhỏ có số lượng giao dịch bán lẻ lớn nhưng giá trị từng giao dịch thấp. Thay vì phải lập hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn riêng lẻ mỗi ngày hoặc mỗi tháng, họ chỉ cần lập một hoặc vài hóa đơn tổng hợp.
Rủi ro và cách khắc phục
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc áp dụng quy định này cũng tiềm ẩn một số rủi ro. Rủi ro phổ biến nhất là sai sót trong việc ghi nhận doanh thu các giao dịch nhỏ lẻ, dẫn đến việc lập hóa đơn tổng hợp không chính xác. Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình ghi nhận doanh thu nội bộ chặt chẽ, sử dụng phần mềm bán hàng có khả năng tổng hợp giao dịch hiệu quả. Doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng về chính sách xuất hóa đơn của mình và sẵn sàng xuất hóa đơn riêng khi được yêu cầu, dù giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng.
Tổng Kết
Việc hiểu và áp dụng đúng quy định về xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm gánh nặng hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Các doanh nghiệp cần nắm vững các trường hợp cụ thể khi được miễn lập hóa đơn riêng, khi nào bắt buộc phải lập, cũng như cách thức lập và kê khai hóa đơn tổng hợp. Điều này sẽ tạo ra sự thuận lợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng trong việc giao dịch, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế. Do đó, hiểu rõ về quy định liên quan đến xuất hóa đơn bán lẻ dưới 200k là vô cùng cần thiết cho mọi nhà quản lý.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm máy quẹt thẻ mPOS, phần mềm xuất hóa đợn điện tử vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!
