Thông tư 78 về hóa đơn điện tử mới nhất

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử là văn bản pháp quy quan trọng, hướng dẫn chi tiết việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Được ban hành bởi Bộ Tài chính, Thông tư này đánh dấu một bước chuyển mình mạnh mẽ trong công tác quản lý thuế, hiện đại hóa quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp.

I/ Giới thiệu chung về Thông tư 78 về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng tất yếu trong bối cảnh toàn cầu hóa và công nghệ số phát triển mạnh mẽ. Tại Việt Nam, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã được quy định và thúc đẩy trong nhiều năm.

1/ Bối cảnh ra đời và mục đích

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử (Thông tư số 78/2021/TT-BTC) được ban hành ngày 17/9/2021 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Mục đích chính của Thông tư 78 là thiết lập một khung pháp lý rõ ràng, đồng bộ và đầy đủ cho việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC trước đây. Việc này nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, minh bạch hóa các giao dịch kinh tế, tăng cường hiệu quả công tác quản lý thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật.

2/ Các văn bản pháp lý liên quan

Thông tư 78 là mảnh ghép quan trọng trong hệ thống văn bản pháp lý về hóa đơn điện tử. Nó cụ thể hóa Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vốn là cơ sở pháp lý cao nhất cho hóa đơn, chứng từ áp dụng từ ngày 01/7/2022. Ngoài ra, việc áp dụng hóa đơn điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn khác liên quan đến giao dịch điện tử, chữ ký số. Sự đồng bộ giữa các văn bản này tạo nên một hệ sinh thái pháp lý vững chắc, giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý dễ dàng tiếp cận và thực hiện.

II/ Nội dung chính của Thông tư 78

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử đã mang lại nhiều điểm mới và quy định rõ ràng hơn so với các văn bản trước đây, tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi và sử dụng.

1/ Định nghĩa và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, nếu đảm bảo các điều kiện về tính toàn vẹn thông tin và được ký điện tử theo quy định.

2/ Các loại hóa đơn điện tử

Thông tư 78 phân loại hóa đơn điện tử thành hai nhóm chính:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn này thường có rủi ro cao về thuế hoặc mới thành lập, dưới sự quản lý chặt chẽ hơn của cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế. Loại hóa đơn này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro thấp về thuế, đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

3/ Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định chi tiết các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử, đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch của thông tin. Các nội dung bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng cộng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán; mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) và một số thông tin khác tùy theo loại hình kinh doanh.

4/ Lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử được hướng dẫn rõ ràng trong Thông tư 78. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, kết nối và truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế. Khi lập hóa đơn, cần tuân thủ đúng định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định (XML). Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật và tra cứu được khi cần.

5/ Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cũng đưa ra hướng dẫn cụ thể về cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót. Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót (trước hay sau khi gửi cho người mua, đã hoặc chưa gửi cơ quan thuế) mà có các phương pháp xử lý khác nhau như: hủy hóa đơn, lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là điểm rất quan trọng để doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

III/ Lộ trình triển khai và cập nhật mới nhất

Việc triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 diễn ra có lộ trình rõ ràng, đảm bảo doanh nghiệp có đủ thời gian chuẩn bị và thích ứng.

1/ Giai đoạn áp dụng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử chia thành nhiều giai đoạn, tập trung ưu tiên một số địa bàn và đối tượng doanh nghiệp trước. Giai đoạn 1 bắt đầu từ tháng 11/2021 tại 6 tỉnh, thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ). Đến giai đoạn 2, việc áp dụng được mở rộng ra toàn quốc từ ngày 01/7/2022. Tính đến thời điểm hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp trên cả nước đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.

2/ Những cập nhật và lưu ý mới nhất

Kể từ khi chính thức triển khai toàn diện, các cơ quan thuế vẫn tiếp tục ban hành các công văn, hướng dẫn chi tiết để tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng. Các cập nhật thông tư 78 về hóa đơn điện tử mới nhất thường liên quan đến quy trình xử lý các trường hợp đặc thù, hướng dẫn về việc chuyển đổi hóa đơn cũ sang hóa đơn mới, hoặc các vấn đề kỹ thuật phát sinh khi kết nối hệ thống. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ Tổng cục Thuế hoặc các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.

IV/ Lợi ích và thách thức khi áp dụng

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mang lại nhiều lợi ích vượt trội nhưng cũng đặt ra không ít thách thức.

1/ Lợi ích đem lại

– Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn giấy.

– Tiết kiệm thời gian: Quy trình lập, phát hành, gửi và nhận hóa đơn diễn ra nhanh chóng, thuận tiện qua môi trường điện tử.

– Giảm thiểu rủi ro: Tránh thất lạc, hư hỏng hóa đơn; giảm thiểu sai sót do thủ công.

– Minh bạch và chống gian lận: Cơ quan thuế dễ dàng quản lý, kiểm soát; hạn chế tình trạng làm giả, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

– Bảo vệ môi trường: Góp phần giảm lượng giấy tiêu thụ.

– Hỗ trợ chuyển đổi số: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

2/ Thách thức và giải pháp

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cũng đối mặt với một số thách thức:

– Hạ tầng công nghệ: Một số doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh còn thiếu hạ tầng công nghệ, internet để triển khai.

 – Chi phí ban đầu: Chi phí đầu tư phần mềm, chữ ký số có thể là gánh nặng ban đầu.

– Thay đổi thói quen: Người dùng cần thời gian để thích nghi với quy trình làm việc mới.

– Bảo mật thông tin: Yêu cầu cao về an toàn, bảo mật dữ liệu. Để giải quyết những thách thức này, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín, tận dụng các chương trình hỗ trợ từ nhà nước và nhà cung cấp, đồng thời đào tạo nhân lực để sử dụng thành thạo.

V/ Doanh nghiệp cần làm gì để đón đầu Thông tư 78

Để đảm bảo quy trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

1/ Chuẩn bị về hạ tầng công nghệ

Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ máy tính, kết nối internet ổn định và các thiết bị phần cứng, phần mềm cần thiết. Đặc biệt, việc có một phần mềm hóa đơn điện tử tương thích với quy định của Tổng cục Thuế là bắt buộc. Hệ thống này phải đảm bảo khả năng lập, ký số, phát hành và truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử một cách an toàn và chính xác.

2/ Đào tạo nhân sự

Thực hiện đào tạo cho đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan về cách lập, phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78. Việc hiểu rõ quy trình và các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có và sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

3/ Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế chấp nhận là yếu tố then chốt. Nhà cung cấp tốt sẽ không chỉ cung cấp phần mềm mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đăng ký sử dụng, tích hợp hệ thống, xử lý các sự cố kỹ thuật và cập nhật các quy định thông tư 78 về hóa đơn điện tử mới nhất.

Kết luận

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử là một bước tiến lớn trong công cuộc hiện đại hóa quản lý thuế tại Việt Nam, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cơ quan quản lý và cộng đồng doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định, lộ trình triển khai và những cập nhật thông tư 78 về hóa đơn điện tử mới nhất là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật một cách bền vững.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về sản phẩm máy quẹt thẻ mPOS, phần mềm xuất hóa đơn điện tử vui lòng tham khảo trên website https://mpos.vn/ hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 88 để được hỗ trợ nhé!