Số hoá và chuyển đổi số là hai thuật ngữ đang thịnh hành trong giai đoạn công nghệ phát triển như hiện nay. Với một số đơn vị, hiện vẫn còn đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm trên. Do đó, bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp chỉ rõ những khác biệt cơ bản để tránh mắc sai sót khi thực hiện.
1. Số hoá và chuyển đổi số là gì?
Khi tìm hiểu về xu hướng chuyển đổi số thì sẽ có hai khái niệm mà người đọc thường gặp đó chính là số hóa và số hóa quy trình. Trên thực tế, đây là hai quá trình quan trọng góp phần vào việc hình thành và mang lại thành công cho chuyển đổi số. Các khái niệm có nội dung như sau:
Số hóa (Digitization)
Khái niệm: Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang giá trị số hay chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số (được biểu hiện bởi các dãy số nhị phân 0 và 1). Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và được xử lý bằng các phần mềm, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.
Ví dụ: Với mô hình truyền thống, chúng ta thường lưu trữ thông tin trên giấy và chúng được lưu trữ tại các phòng ban nên việc tìm kiếm lại thông tin khi cần tốn nhiều thời gian. Sau khi số hóa thông tin thì tất cả tài liệu sẽ được scan, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.
Số hóa quy trình (Digitalization)
Khái niệm: Số hóa quy trình là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành, giúp quá trình xử lý thông tin trở nên đơn giản hơn, góp phần tăng hiệu suất công việc cho nhân viên và doanh nghiệp.
Ví dụ: Thực hiện phê duyệt văn bản, thanh toán hoặc nộp thuế cho Nhà nước bằng việc sử dụng dịch vụ chữ ký số, giúp quản lý không cần phải tới công ty để ký văn bản giấy, nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian tới văn phòng thuế để khai và nộp thuế.
Chuyển đổi số (Digital transformation)
Khái niệm: Chuyển đổi số là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý, tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xã hội. Chuyển đổi số được hiểu theo nghĩa rộng hơn, bao gồm cả các hoạt động chuyển đổi con người, nhận thức, và chuyển đổi doanh nghiệp. Trong đó, số hóa thông tin và số hóa quy trình sẽ là một phần để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
Ví dụ: Doanh nghiệp muốn tạo lập và duy trì văn phòng không giấy. Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa thông tin và số hóa quy trình như sử dụng chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử, tự động hóa tất cả quy trình… và đồng thời phải liên kết dữ liệu, hoạt động thành khối thống nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động truyền thông nhằm gắn kết và tạo sự đồng thuận của cán bộ nhân viên trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả triển khai chuyển đổi số là cao nhất. Nếu thiếu sự sẵn sàng, chủ động của nhân viên trong doanh nghiệp thì quá trình ứng dụng văn phòng không giấy sẽ thất bại.
Có thể nói, chuyển đổi số sẽ thay đổi toàn diện cách thức doanh nghiệp hoạt động, tương tác thông qua chiến lược phù hợp, sự hỗ trợ của công nghệ cũng như sự đồng thuận của con người. Từ đó giúp doanh nghiệp bứt phá trong cuộc đua chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể.
2. Phân biệt rõ hơn về số hoá và chuyển đổi số
- Điểm giống nhau
Thông qua định nghĩa, có thể thấy số hóa và chuyển đổi số có điểm chung là đều thực hiện dựa trên ứng dụng công nghệ với mong muốn mang lại các lợi ích lớn hơn, tăng năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
- Điểm khác nhau
Yếu tố con người
- Với số hoá:
Trong bộ máy vận hành của các đơn vị cần coi trọng yếu tố con người, cụ thể là việc doanh nghiệp “sở hữu” những nhân sự giỏi về công nghệ thông tin để xây dựng và quản lý hệ thống lưu trữ trên môi trường internet. Việc sử dụng thành thạo trên môi trường số để nhập và xuất báo cáo dữ liệu cũng đòi hỏi các nhân sự phải nắm rõ từng vị trí trên hệ thống lưu trữ.
- Với chuyển đổi số:
Nếu số hoá cần nguồn nhân lực nhất định để xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp thì với chuyển đổi số, tất cả nhân sự sẽ đều tham gia vào quá trình chuyển đổi số nhưng không đòi hỏi quá nhiều về việc am hiểu công nghệ thông tin. Với chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ sử dụng nhân lực để khai thác những tính năng mà hệ sinh thái số đã phát triển để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Yếu tố thời gian thực hiện
- Với số hoá:
Thời gian để thực hiện số hoá cho doanh nghiệp thường sẽ giao động trong một vài tháng để chuyển bị trang thiết bị, cơ sở hạ tầng lưu trữ và năng lực nhân sự.
- Với chuyển đổi số:
Khác với số hoá cần thời gian không quá dài để chuẩn bị, thì với chuyển đổi số để áp dụng mô hình chuyển đổi này cần ít nhất 3-5 năm để chuẩn bị và xây dựng kế hoạch chuyển đổi. Với các doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số cần xây dựng mô hình kinh doanh, chiến lược phát triển cũng như bộ máy nhân sự để thích hợp với quá trình chuyển đổi.
Như vậy, sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện rõ nhất ở điểm: số hóa là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, nhằm đưa các thông tin lưu trữ ở dạng vật lý sang kỹ thuật số. Chuyển đổi số việc thay đổi tư duy và mô hình kinh doanh để ứng dụng những lợi ích mà số hóa và số hóa quy trình mang lại, để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất công việc. Từ đó có thể tạo ra nhiều giá trình mới cho doanh nghiệp.
3. Mối tương quan giữa số hoá và chuyển đổi số
Số hóa và số hóa quy trình là một mắt xích quan trọng trong chuyển đổi số. Người quản lý sẽ sử dụng các thông tin đã được số hóa để nghiên cứu về hành vi khách hàng và đưa ra các hình thức tiếp cận phù hợp, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Số hóa là giai đoạn đầu trước khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Hoạt động đóng vai trò bước đệm quan trọng nhằm chuẩn bị dữ liệu, nền tảng cũng như bước đầu giúp doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số. Thông qua giai đoạn này, dữ liệu hoạt động được tập trung thay vì phân tán rải rác và được tìm kiếm, trích xuất dễ dàng hơn.
Ví dụ: Từ các thông tin về hành vi mua hàng của khách hàng từ quá trình số hóa, doanh nghiệp sẽ đưa ra các hướng tiếp cận đa kênh (bán hàng trực tiếp, digital marketing) để khách hàng nhớ tới thương hiệu của mình.
Dữ liệu có được sau giai đoạn số hóa là một trong các yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp bắt đầu hành trình chuyển đổi số. Dữ liệu đùng dùng để phân tích nhằm tối ưu quy trình vận hành, nghiên cứu nâng cao trải nghiệm khách hàng hoặc đưa ra các chiến lược, mô hình kinh doanh mới… tùy theo định hướng mỗi doanh nghiệp. Như vậy, để chuyển đổi số thành công thì việc kiến tạo nền tảng bắt nguồn từ số hóa là vô cùng quan trọng.
Kết luận:
Tại Việt Nam hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều đang ở giai đoạn số hóa quy trình và một số ít có thể coi là chuyển đổi số thành công. Nhận biết mình đang ở giai đoạn nào là công việc đầu tiên các doanh nghiệp cần thực hiện nhằm có các hành động phù hợp với từng giai đoạn chuyển đổi số.