Áp dụng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự – cơ hội mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp tạo nên sự đột phá trên thị trường. Từ đó giúp nắm bắt và hội nhập đa phương với các mô hình quản trị khác trên thế giới.
1. Tại sao cần chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Hiện nay, đa số các công ty đang cạnh tranh trong cuộc đua chuyển đổi số. Trong khi hầu hết chỉ tập trung nói về việc chuyển đổi số để trở nên đột phá trong kinh doanh, để thật sự vượt ra ngoài nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh mạnh mẽ với các đối thủ, đội ngũ nhân sự số đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi nhân viên là nguồn sống của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Bản chất của việc chuyển đổi số trong ngành nhân sự là quy trình áp dụng công nghệ vào trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Chuyển đổi số là quá trình tối ưu nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp mà không phải là thay thế con người bằng công nghệ.
Chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực thực chất là một quá trình chuyển đổi hoàn toàn phương thức làm việc, quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Trong quá trình này, các hoạt động thủ công sẽ được thay thế hầu hết bằng các công cụ công nghệ hiện đại nhằm tối ưu năng suất, cắt giảm thời gian, chi phí, nâng cao tính chính xác khi thực hiện việc quản lý nhân sự.
2. Lợi ích khi quản trị nhân sự
Việc áp dụng chuyển đổi số trong quản trị không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong khâu quản lý nhân sự mà còn giúp các nhân viên dễ dàng giao tiếp và trao đổi dữ liệu, thông tin với nhau hơn trong công việc.
Hiệu quả hơn khi tuyển dụng
Khi áp dụng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng quản lý hồ sơ, thông tin của ứng viên sẽ được lưu và đồng bộ trên hệ thống nếu qua được các vòng sơ tuyển. Điều này sẽ giúp rút ngắn được thời gian và tăng hiệu quả trong khâu tuyển dụng.
Tăng năng suất công việc
Hiệu quả của việc áp dụng chuyển đổi số giúp tăng đáng kể năng suất của người lao động khi đầu tư vào trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc sản xuất cũng như kinh doanh, tính toán… Qua đó, góp phần giúp dễ ràng đánh giá hiệu quả của mỗi cá nhân cũng như thành quả lao động trên một ngày/ tháng.
Tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự
Dù kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào thì quản lý nhân sự luôn quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Quản lý tốt không chỉ thể hiện trong các khâu như tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên. Mà còn cần có sự chính xác, rõ ràng trong việc tính lương, thưởng, chấm công và các chính sách bảo hiểm…
Thực tế cho thấy các công đoạn này đang chiếm quá nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự nhờ chuyển đổi số giúp các khâu này được tự động hóa gần như toàn bộ. Qua đó cắt giảm được một số nhân sự không cần thiết, tinh gọn được bộ máy và giải tỏa được áp lực quá tải cho phòng nhân sự.
Thu hẹp khoảng cách giữa các cấp nhân sự
Sợ hãi trước những thay đổi và các thứ mới lạ là tâm lý rất dễ hiểu và phổ biến. Nhiều quản lý cấp cao trong doanh nghiệp không ủng hộ cho chuyển đổi số do lo sợ việc đối mặt với công nghệ mới sẽ khiến họ bị tước bỏ những mặt mạnh, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và vùng an toàn của chính mình.
Để vượt qua được nỗi sợ tâm lý này, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp cần tích cực tiếp xúc, trải nghiệm số hóa trong các ngành sản xuất/dịch vụ hay đời sống hàng ngày. Từ đó, họ sẽ nhận ra rằng số hóa sẽ giúp doanh nghiệp của mình nâng cao được sức mạnh, tạo ra được những sản phẩm hay dịch vụ có giá trị. Quyền lợi vì thế cũng được gia tăng hơn nhiều so với trước đây.
3. Sử dụng phần mềm chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự chính là ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân lực. Ưu tiên sử dụng trong giải pháp số chính là các phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng “đám mây điện tử”.
Toàn bộ công việc bộ phận nhân sự phải làm đều được quản lý rõ ràng trên nền tảng số, được liên kết các dữ liệu và tự động hóa những quy trình quản lý có liên quan.
Ưu điểm của phần mềm Nhân sự là:
- Giúp ban lãnh đạo và các nhân viên HR có thể truy cập xem dữ liệu, làm việc, kiểm tra báo cáo mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, biết được sự biến động của từng bộ phận để đưa ra các giải pháp ổn định nhân sự phù hợp.
- Tra cứu năng lực và thành tích từng nhân viên để cân nhắc tăng lương hoặc bổ nhiệm vị trí cấp cao.
- Kịp thời chúc mừng sinh nhật, cưới hỏi hay chia buồn để động viên được các nhân viên của mình. Dễ dàng duyệt đề nghị hay duyệt phép qua điện thoại.
Phần mềm Nhân sự cũng giúp:
- Quản lý hồ sơ từng nhân viên xuyên suốt từ khi mới được tiếp nhận vào làm việc cho đến khi nghỉ việc;
- Dữ liệu được quản lý tập trung nên không tốn thời gian lục tìm hồ sơ một cách thủ công;
- Quản lý được hợp đồng nhân sự để được chủ động được khi cần gia hạn hợp đồng cho nhân viên;
- Dễ dàng lập và in hợp đồng cho nhiều nhân viên một lúc;
- Quản lý được thời gian làm việc thực tế của nhân viên để chấm công, chấm lương dựa trên doanh số, làm thêm giờ hay KPIs.
Kết luận:
Có thể thấy rằng việc áp dụng chuyển đổi công nghệ số trong quản trị nhân sự là giải pháp quan trọng khi doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong giai đoạn tới. Yếu tố nhân lực luôn là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp có thể tiến xa hơn trên thương trường và giữ được lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác.
